PDF va Word fayllarini parol bilan himoyalash

Shaxsiy ma’lumotlar, tadqiqot natijalari yoki ichki xizmat hujjatlarini yuborishda faylga parol o‘rnatish qo‘shimcha himoya beradi. Hujjat tasodifan boshqa kishiga yetib borsa ham, uni ochish uchun parol talab qilinadi.

Buning uchun faylni ochishni cheklaydigan parol tanlanishi kerak. Faqat tahrirlashni taqiqlash hujjat mazmunini begonalardan yashirmaydi. Himoya o‘rnatishdan oldin shu farqni tushunib olish muhim.

Ochish paroli va tahrirlash cheklovi

Dasturlarda bir-biriga o‘xshash nomlangan bir nechta himoya vositalari uchraydi:

• Ochish paroli — fayl mazmunini ko‘rishdan oldin parol kiritishni talab qiladi.

• Tahrirlash yoki ruxsatlar paroli — hujjatga o‘zgartirish kiritish, chop etish yoki nusxa olish kabi amallarni cheklash uchun ishlatiladi.

Masalan, talabalarning shaxsiy ma’lumotlari yozilgan hujjatni himoyalashda uning ochilishini cheklash kerak. Faqat “tahrirlash mumkin emas” sozlamasi bilan cheklanish yetarli bo‘lmaydi. PDF dasturlarida ham hujjatni ochish paroli va foydalanish ruxsatlari alohida boshqariladi.

Word fayliga parol o‘rnatish

Windows uchun Word dasturida quyidagi tartibdan foydalanish mumkin:

1. Hujjatni oching va File bo‘limiga kiring.

2. Info → Protect Document → Encrypt with Password bandlarini tanlang.

3. Parolni kiriting va OK tugmasini bosing.

4. Tasdiqlash uchun parolni yana kiriting.

5. Hujjatni saqlang.

Mac uchun Word’da Review → Protect → Protect Document orqali himoya oynasi ochiladi. Unda hujjatni ochish uchun parol maydonini tanlang, parolni tasdiqlang va faylni saqlang. Menyu nomlari dastur tili va versiyasiga qarab farqlanishi mumkin.

Word’ning brauzerdagi versiyasi hujjatni parol bilan shifrlash imkonini bermaydi; buning uchun kompyuterga o‘rnatilgan Word dasturidan foydalaniladi.

PDF fayliga Adobe Acrobat orqali parol qo‘yish

Parol bilan himoyalash imkoniyati mavjud Adobe Acrobat versiyasida:

1. PDF faylni oching.

2. All tools → Protect a PDF bo‘limiga o‘ting.

3. Advanced options → Encrypt with Password bandini tanlang.

4. Require a password to open the document belgisini yoqing.

5. Document Open Password maydoniga parol yozing.

6. Parolni qayta kiritib tasdiqlang va faylni saqlang.

Aynan hujjatni ochish uchun parol talab qiladigan sozlama tanlanganini tekshiring. Faqat chop etish yoki tahrirlash cheklovlarini belgilab qo‘yish bilan adashtirmang.

Mac’da Preview orqali PDF’ni himoyalash

Mac kompyuteridagi Preview dasturida ham PDF ochilishini parol bilan cheklash mumkin:

1. PDF’ni Preview dasturida oching.

2. File → Export bandini tanlang.

3. Asl faylni saqlab qolish uchun yangi nusxaga boshqa nom bering.

4. Permissions tugmasini bosing.

5. Require Password To Open Document bandini belgilang.

6. Ochish parolini kiriting va tasdiqlang.

7. Owner Password maydonini ham to‘ldiring.

8. Apply, so‘ng Save tugmasini bosing.

Ochish paroli va hujjat ruxsatlarini boshqaruvchi parol turli vazifalarni bajaradi. Menyular macOS versiyasiga qarab biroz farq qilishi mumkin.

Parolni ehtiyotkorlik bilan tanlang va saqlang

Ism, tug‘ilgan sana, telefon raqami yoki “123456” kabi oson taxmin qilinadigan birikmalardan foydalanmang. Boshqa akkauntingizning parolini hujjatga ko‘chirmang. Dastur imkon beradigan uzunlikda, taxmin qilish qiyin bo‘lgan alohida parol tanlang.

Parolni ishonchli parol menejerida yoki muassasa belgilagan himoyalangan usulda saqlash ma’qul. Uni fayl nomiga yozmang va himoyalangan hujjat bilan bitta xabarda yubormang. Oluvchiga parolni oldindan kelishilgan boshqa aloqa kanali orqali yetkazing.

Parolni unutish hujjatdan foydalanishni qiyinlashtirishi mumkin. Microsoft Word odatda unutilgan ochish parolini tiklab bera olmaydi.

Jo‘natishdan oldin himoyani sinang

Saqlangan faylni yoping va qayta oching. Hujjat mazmuni ko‘rinishidan oldin parol so‘ralayotganini tekshiring. So‘ng yuborayotgan faylingiz aynan himoyalangan nusxa ekaniga ishonch hosil qiling.

Word hujjatini PDF’ga aylantirsangiz, yangi PDF’ning himoyasini ham alohida tekshiring. Asl faylga qo‘yilgan parol boshqa formatdagi nusxaga avtomatik o‘tgan deb hisoblamang.

Maxfiy hujjatni parol qo‘yish uchun noma’lum onlayn xizmatga yuklashdan saqlaning. Kompyuterdagi ishonchli dastur yoki institut ma’qullagan vositadan foydalaning.

Parol hujjatni kimga yuborishni tekshirish, ortiqcha ma’lumotlarni olib tashlash va ulashish ruxsatlarini boshqarish bilan birga qo‘llanganda foydaliroq bo‘ladi. Uni bilgan kishi hujjatni ochib, mazmunini boshqa yo‘l bilan ulashishi mumkinligini ham hisobga oling.